Warranty - Close out

6.1. Mục tiêu

• Giảm thiểu claim

• Theo dõi thời hạn bảo hành theo quy định hợp đồng 

• Tổng kết lessons learned - bài học kinh nghiệm

6.2. Nhóm công việc chính

A. Bảo hành

• Phiếu tiếp nhận – xử lý

• Lịch sử bảo hành theo từng thiết bị/zone

• Checklist nghiệm thu bảo hành

B. Tài chính & pháp lý

• Chốt công nợ

• Thanh lý thầu phụ

• Quyết toán với CĐT

C. Tổng kết – đóng dự án

• Financial close: đóng hồ sơ tài chính

• Technical close: lưu hồ sơ kỹ thuật lên hệ thống dữ liệu tập đoàn 

• Lessons learned: lưu bài học kinh nghiệm lên hệ thống dữ liệu tập đoàn

• Đánh giá Sub – Vendor: đánh giá Thầu phụ - Nhà cung cấp sau bảo hành 

• Lập báo cáo tổng kết cho Ban TGĐ

🔴 Các vấn đề điển hình

• Nhiều lỗi bảo hành → tốn chi phí, mất uy tín.

• Không tổng kết được bài học → lặp lại sai lầm ở dự án sau.

• Quyết toán kéo dài, "chôn vốn"

🟡 Nguyên nhân gốc

• Không quản lý bảo hành bằng dữ liệu.

• Không có “project close-out discipline” : tuân thủ nguyên tắc - kỷ luật để kết thúc dự án 

🟢 Lesson learned & cách PM phải drive

- Mọi lỗi bảo hành phải truy ngược xem nguyên nhân gốc từ nguồn nào : 

• • Design: thiết kế 

  • Material: vật liệu 

  • Subcontractor: tay nghề nhà thầu phụ 

- Tổng kết Lessons Learned bắt buộc:

• • Design: thiết kế 

  • Procurement: cung ứng 

  • Construction: thi công xây dựng

  • Contract & Risk: hợp đồng và kiểm soát rủi ro 

- Đóng dự án chỉ khi:

• • Financial close: đóng các hồ sơ tài chính (thanh quyết toán) 

  • Technical close: đóng hết các vấn đề kỹ thuật (nguyên nhân gốc rễ, giải pháp xử lý, biện pháp ngăn ngừa) 

  • Legal close : đóng các vấn đề pháp lý (các loại giấy phép đấu nối, xả thải, hồ sơ vận hành - bảo trì ) 

=> Dấu hiệu cảnh báo sớm

• Bảo hành xử lý chậm, không có root cause

• Không có báo cáo tổng kết chính thức cho Ban TGĐ