Pre-Bid

1.1. Mục tiêu

• Hiểu rõ yêu cầu & kỳ vọng từ chủ đầu tư đối với sản phẩm bàn giao; khái quát phạm vi công việc, rủi ro và nguồn lực dự án

• Dự toán khả thi theo Ngân sách + Giải pháp kỹ thuật + Điều kiện/ tính chất sản phầm bàn giao tương đương 

• Xây dựng tối thiểu 2 phương án kỹ thuật–thương mại đáp ứng các điều kiện win-win cho cả 2 phía

1.2. Nhóm công việc chính

A. Tiếp nhận hồ sơ mời thầu

• Rà soát yêu cầu pháp lý

• Check thiếu thông tin  (Q&A) (RFI Pre-bid)

• Làm rõ sớm "Nhiệm vụ thiết kế", "Phạm vi công việc thiết kế", "Bảng phân chia trách nhiệm hồ sơ pháp lý"

B. Thiết lập mô hình quản lý dữ liệu Pre-Bid

• BoQ – Cost Database – Unit Price Library (định giá trị đầu tư xây dựng theo đơn vị thương mại)

• Baseline tiến độ 3-level (Master – Phase – Lookahead/ Tổng - Giai đoạn - Dự báo )

• Risk Register: Bảng nhận diện & quản trị rủi ro

• Pre-bid Clarification: Làm rõ thông tin mời thầu

C. Đề xuất phương án kỹ thuật & biện pháp thi công

• Concept design (nếu có)

• Giải pháp kỹ thuật (hạ tầng - kết cấu - hoàn thiện) kèm biện pháp thi công sơ bộ : tối thiểu 2 phương án 

• Tính khả thi tiến độ – tài chính – vật tư – thiết bị: đề xuất tiến độ/giai đoạn thi công theo 2 phương án kế hoạch tài chính - bán hàng 

D. Dự toán & thương mại

• Dự toán tổng mức (khái toán) tối thiểu theo 2 phương án kỹ thuật

• Cashflow sơ bộ theo 2 phương án kỹ thuật

• Phương án nguồn vốn cho dòng tiền (Working Capital) 

E. Hồ sơ dự thầu

• Hồ sơ chứng minh năng lực

• Hồ sơ kỹ thuật – biện pháp 

• Hồ sơ thương mại - tài chính 

🔴 Các vấn đề điển hình trong dự thầu các dự án D&B: 

• Thắng thầu nhưng “thắng trong lo âu”: giá thấp, margin mỏng, rủi ro lớn.

• Phạm vi thiết kế – thi công không được “bóc tách” đủ sâu → sau này tranh cãi VO nội bộ.

• Tiến độ dự thầu quá lạc quan, không phản ánh thực tế thiết kế D&B.

• Dự toán dựa trên concept mơ hồ, chưa gắn với biện pháp thi công cụ thể.

🟡 Nguyên nhân gốc

• Pre-bid bị coi là “việc của phòng đấu thầu”, PM tương lai không tham gia đủ sớm.

• Thiếu risk-based estimating (dự toán theo rủi ro).

• Không có design-to-cost mindset ngay từ đầu.

🟢 Lesson learned & cách PM vận hành dự án: 

- PM D&B (hoặc PM dự kiến) bắt buộc tham gia từ pre-bid, chịu trách nhiệm:

• • Xác nhận phạm vi D&B và ma trận trách nhiệm phê duyệt thiết kế (design responsibility matrix).

  • Kiểm soát tiến độ theo logic design (thiết kế) → procurement (khả năng cung ứng) → construction (thi công xây dựng)

- Mọi đầu mục công việc dự thầu phải gắn với:

• • Giả định thiết kế (Design Assumptions)

  • Giả định biện pháp thi công (Construction Assumptions)

- Lập Risk Register Pre-bid: rủi ro nào không được "pricing" - "định giá"  → phải escalation - báo cáo lên Ban TGĐ/người quyết định trên bàn đàm phán cấp cao.

=> Các dấu hiệu cảnh báo sớm rủi ro:

• Giá trúng thầu thấp hơn >5–7% so với cost benchmark nội bộ

• Không có bản Design Responsibility Matrix - Bảng ma trận trách nhiệm phê duyệt thiết kế trong hồ sơ nội bộ

• Tiến độ dự thầu không thể hiện mốc IFC (Mốc phát hành bản vẽ thi công)/ long-lead procurement plan (kế hoạch mua sắm các mặt hàng cần thời gian dài)